Protokoll mit KI erstellen.
So geht es.

• Vorlage festlegen: Welche Abschnitte braucht Ihr Protokoll? Zum Beispiel Traktanden, Informationen, Entscheide und Pendenzen. Eine Word-Vorlage hilft als Ausgangspunkt.
• Teilnehmende informieren: Ohne Einwilligung keine Aufnahme. Mehr dazu unter Darf man Meetings aufnehmen?
• Aufnehmen: Vor Ort mit dem Laptop in der Tischmitte, online direkt auf dem eigenen Gerät. Ein Bot im Meeting ist dafür nicht nötig.
• Prüfen: Namen, Zahlen, Entscheide und Termine kontrollieren. Die KI liefert einen Entwurf, die Verantwortung bleibt bei Ihnen.
• Verteilen: Als Word oder PDF verschicken und die Pendenzen dort ablegen, wo das Team arbeitet, etwa in Microsoft Planner oder Asana.

Lange Gespräche in eine feste Struktur bringen, Entscheide und Aufgaben herausziehen und Zuständigkeiten zuordnen, wenn sie genannt werden. Sie spart vor allem das Abschreiben und Ordnen.

• Namen und Fachbegriffe, die schlecht zu verstehen waren. Ein Glossar hilft.
• Was nur gemeint, aber nicht gesagt wurde. Das kann die KI nicht wissen.
• Ironie, Zwischenrufe und durcheinander Gesprochenes.
• Beschlüsse im genauen Wortlaut, wenn sie verbindlich sind.

• Wo läuft die KI, die zusammenfasst, und in welchem Land wird gespeichert?
• Wie lange bleibt die Aufnahme, und wird mit Ihren Daten trainiert?
• Gibt es einen Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV)?
• Braucht es einen Bot im Meeting, oder wird auf dem eigenen Gerät aufgenommen?
• Versteht das Tool Schweizerdeutsch, und lässt sich Ihre eigene Vorlage abbilden?

Wie Protocolito diese Fragen beantwortet, steht unter Sicherheit und Schweizerdeutsch.