Datenschutzerklärung

Lenzin AI, Mario Lenzin, Birsigstrasse 105, 4054 Basel, Schweiz.
Fragen zum Datenschutz richten Sie an hello@protocolito.com.

Beim Aufruf dieser Website werden technisch notwendige Daten bearbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite sowie Browser- und Betriebssystemangaben. Diese Daten dienen dem Betrieb und der Sicherheit der Website.

Die öffentliche Website wird auf Infrastruktur in Deutschland bereitgestellt. Technische Zugriffsdaten können deshalb dort bearbeitet werden.

Für Aufrufe der öffentlichen Seiten, Downloads der Desktop-App und die automatische Update-Prüfung der installierten App protokolliert der Webserver Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite oder Datei, das Ergebnis der Anfrage, die verweisende Seite, Browser- und Betriebssystemangaben sowie eine gekürzte IP-Adresse (bei IPv4 ohne das letzte Segment). Daraus zählen wir Besuche, Downloads und ungefähr die Zahl aktiver Installationen. Cookies werden dafür nicht gesetzt; Konto- und Zahlungsseiten sowie geteilte Protokolle werden dabei nicht protokolliert. Die Protokolle werden nach spätestens vier Monaten gelöscht.

Wir verwenden Google Analytics 4 der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland), um zu verstehen, wie die Website genutzt wird, zum Beispiel welche Seiten aufgerufen und welche Downloads gestartet werden. Google Analytics setzt dafür Cookies (_ga, _ga_*) mit einer Laufzeit von bis zu zwei Jahren und bearbeitet Angaben zu Gerät, Browser, ungefährem Standort und Nutzungsverhalten. IP-Adressen werden von Google Analytics 4 nicht gespeichert. Dabei kann eine Übermittlung an Google LLC in den USA stattfinden; Google ist unter dem EU-U.S. und dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Für Besucherinnen und Besucher aus der Schweiz ist Google Analytics standardmässig aktiv; wir stützen uns dabei auf unser berechtigtes Interesse, die Website zu verbessern. Sie können dies jederzeit im Hinweis oder über «Cookie-Einstellungen» am Seitenende ablehnen, und ein Global-Privacy-Control- oder Do-Not-Track-Signal Ihres Browsers gilt als Ablehnung. Ob Sie aus der Schweiz zugreifen, erkennt die Website an der Zeitzone Ihres Geräts. Für alle anderen Besucherinnen und Besucher wird Google Analytics nur mit Ihrer Einwilligung geladen; Rechtsgrundlage ist dann Ihre Einwilligung, die Sie jederzeit über «Cookie-Einstellungen» widerrufen können.

Unter denselben Bedingungen wie Google Analytics setzen wir ein eigenes Cookie (protocolito_source) mit einer Laufzeit von 90 Tagen. Es speichert, woher Sie zum ersten Mal auf die Website gelangt sind: die Kampagnenangaben im Link (utm_source, utm_medium, utm_campaign) oder den Hostnamen der verweisenden Website, dazu die erste aufgerufene Seite. Bei einem direkten Aufruf wird es nicht gesetzt. Wenn Sie ein Konto erstellen, speichern wir diese Angaben zu Ihrem Konto, um auszuwerten, welche Kanäle zu Kundinnen und Kunden führen. Wir geben sie nicht an Dritte weiter und löschen sie mit Ihrem Konto. Wenn Sie ablehnen, wird das Cookie entfernt.

Weitere Analyse- oder Marketing-Dienste setzt die Website nicht ein. Für die Anmeldung und Kontoverwaltung werden technisch notwendige Cookies eingesetzt: ein kurzlebiges Sicherheitscookie für den Anmeldevorgang und ein geschütztes Sitzungscookie für das angemeldete Konto. Das Sitzungscookie ist für JavaScript nicht lesbar. Beim Abmelden wird die aktuelle Browsersitzung beendet.

Die Kontoseiten halten zusätzlich technische Vorgangskennungen im Sitzungsspeicher des Browsers, damit eine unterbrochene Zahlungsanfrage mit derselben Kennung geprüft werden kann. Zugangstokens und Zahlungsdaten werden dort nicht gespeichert. Einladungslinks enthalten einen geheimen Einmalcode im URL-Fragment. Die Einladungsseite entfernt dieses Fragment aus der Adresszeile und hält den Code bis zur Annahme nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite.

Wenn Sie uns schreiben, bearbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage und bewahren die Korrespondenz so lange auf, wie es für die Bearbeitung und allfällige Rückfragen nötig ist.

Für Gesprächstermine verwenden wir Calendly (Calendly LLC, USA). Wenn Sie einen Termin buchen, bearbeitet Calendly Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die gewählte Zeit und allfällige Angaben zum Anliegen; dabei gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Calendly. Das Gespräch findet über Google Meet statt.

Meetings, Transkripte, Protokolle und Vorlagen werden lokal auf Ihrem Gerät gespeichert. Für die Transkription und die Zusammenfassung wird der jeweils erforderliche Audio- beziehungsweise Textinhalt verschlüsselt an die Protocolito-Cloud übertragen und dort auf Schweizer Infrastruktur verarbeitet.

Nach erfolgreicher Transkription wird die Aufnahme vom Server entfernt. Fehlgeschlagene Aufträge werden zeitlich begrenzt bereinigt. Inhalte aus Ihren Gesprächen werden nicht zum Training von Modellen verwendet; Diagnosedaten enthalten keine Meeting-Inhalte und keine Zugangsdaten.

Schweizerdeutsche Aufnahmen und die Sprechererkennung verarbeiten wir auf einem GPU-Server bei Infomaniak in der Schweiz, der derzeit auch Anfragen anderer Anwendungen bearbeitet. Die Audiodatei wird dafür verschlüsselt übertragen, nur für die Dauer der Verarbeitung zwischengespeichert und danach gelöscht. Das Ergebnis bleibt für wenige Minuten im Arbeitsspeicher, damit ein unterbrochener Vorgang wiederholt werden kann. Die Sprachmodelle laufen auf diesem Server, die Audiodaten gehen nicht an die Hersteller der Modelle.

Bei der Sprechererkennung wird ermittelt, wer in einem Meeting wann spricht. Dafür werden vorübergehend Stimmmerkmale aller Sprechenden berechnet. Sie werden nach der Analyse verworfen.

Die Verbindung zwischen unseren Servern läuft zusätzlich über ein verschlüsseltes privates Netzwerk von Tailscale. Tailscale vermittelt die Verbindung und kann die übertragenen Inhalte nicht lesen.

Solange Sie angemeldet sind, werden Titel, Datum, Transkript, Protokoll und Aufgaben Ihrer Meetings verschlüsselt übertragen und mit Ihrem Konto in der Protocolito-Cloud auf Schweizer Servern gespeichert. Das ermöglicht Projekte, Team-Arbeitsbereiche und verbundene KI-Assistenten. Für Meetings in einem Team-Projekt kommen exportierte PDF- und Word-Dateien hinzu, und die Mitglieder des Arbeitsbereichs können diese Inhalte sehen. Die Aufnahme wird nicht in der Cloud gespeichert. Löschen Sie ein persönliches Meeting in der App, wird auch die Kopie in der Cloud gelöscht.

Wenn Sie ein Protokoll per Link teilen, speichern wir das Protokoll mit Titel, Datum sowie Logo und Firmenname aus Ihren Export-Einstellungen auf Schweizer Servern. Der Inhalt wird mit einem Schlüssel verschlüsselt, der aus dem Link und dem optionalen Passwort abgeleitet wird; wir speichern weder den Link noch das Passwort. Wer den Link (und gegebenenfalls das Passwort) hat, kann das Protokoll im Browser lesen. Der Link ist 1, 7 oder 30 Tage gültig oder bis Sie ihn zurückziehen; danach ist er nicht mehr abrufbar und wird gelöscht.

Wenn Sie einen KI-Assistenten wie Claude, ChatGPT oder Microsoft Copilot mit Ihrem Protocolito-Konto verbinden, kann dieser nach Ihrer Freigabe die in der Protocolito-Cloud gespeicherten Meetings lesen: Titel, Datum, Transkripte und Protokolle, niemals Audio. Die gelesenen Inhalte gehen an den Anbieter des Assistenten und unterliegen dessen Bedingungen. Sie können die Verbindung jederzeit in der App trennen.

Web-App im Browser

In der Web-App unter app.protocolito.com laufen Transkription, Zusammenfassung und Speicherung über dieselbe Protocolito-Cloud wie in der Desktop-App. Für die Anmeldung setzen wir technisch notwendige Cookies ein. Wenn Sie «Angemeldet bleiben» wählen, bleibt die Anmeldung länger bestehen.

Laufende Aufnahmen, Entwürfe und Verarbeitungsschritte werden vorübergehend im Speicher Ihres Browsers abgelegt, damit nach einem Abbruch nichts verloren geht. Nach der Verarbeitung wird das Audio dort gelöscht. Nicht weiterverarbeitete Aufnahmen werden nach 7 Tagen beim nächsten Öffnen der Web-App entfernt. Beim Abmelden löschen wir diese Daten aus dem Browser; gibt es noch unverarbeitete Aufnahmen, fragt die App vorher nach.

iPhone-App

Die iPhone-App nimmt Meetings über das Mikrofon auf; dafür fragt iOS zuerst nach Ihrer Erlaubnis. Bevor Audio oder Text das iPhone verlässt, fragt die App, ob Transkripte und Protokolle mit KI in der Protocolito-Cloud erstellt werden dürfen. Ohne diese Zustimmung bleiben die Aufnahmen auf dem iPhone. Sie können die Zustimmung jederzeit in den Einstellungen der App ändern. Transkription, Zusammenfassung und Speicherung laufen danach wie oben beschrieben über die Protocolito-Cloud.

Aufnahmen werden im Speicher der App auf dem iPhone abgelegt und entfernt, wenn Sie das Meeting oder Ihr Konto löschen. Für die Anmeldung können Sie einen E-Mail-Link, Google, Microsoft oder «Mit Apple anmelden» verwenden. Bei Apple erhalten wir Ihre E-Mail-Adresse (auf Wunsch eine von Apple weitergeleitete Adresse) und speichern verschlüsselt einen Schlüssel, mit dem wir die Anmeldung bei Apple widerrufen, wenn Sie Ihr Konto löschen. Bluetooth nutzt die App nur, um Aufnahmen von einem verbundenen Protocolito-Aufnahmegerät zu übertragen, Face ID nur für die optionale App-Sperre. Die App enthält weder Tracking noch Werbung.

Stimmprofile (freiwillig)

Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erstellen wir aus einer Sprachprobe von 10 bis 30 Sekunden ein Stimmprofil. Stimmprofile sind biometrische Daten und damit besonders schützenswert. Die Sprachprobe wird nach der Verarbeitung gelöscht; gespeichert wird nur das verschlüsselte Profil auf Schweizer Servern.

Das Profil wird nur im jeweiligen Arbeitsbereich verwendet, um Sie in Protokollen als sprechende Person vorzuschlagen. Dafür werden die Stimmen in Meetings dieses Arbeitsbereichs mit den dort hinterlegten Profilen verglichen. Es wird nie mit anderen Arbeitsbereichen oder Partnerprojekten geteilt.

Das Profil wird nach 12 Monaten gelöscht, wenn Sie es nicht verlängern. Sie können es jederzeit löschen und Ihre Einwilligung widerrufen; die Administratoren des Arbeitsbereichs können es ebenfalls löschen.

Die Anmeldung erfolgt über Google, Microsoft, Apple oder einen Anmeldelink per E-Mail. Dabei bearbeiten wir die vom Anbieter bestätigte Kontokennung beziehungsweise die bestätigte E-Mail-Adresse und gegebenenfalls den Anzeigenamen. Anmeldelinks versenden wir über unser Postfach bei Infomaniak in der Schweiz; sie sind zehn Minuten gültig und nur einmal verwendbar. Hinzu kommen Angaben zu angemeldeten Sitzungen, Arbeitsbereichen, Mitgliedschaften, Rollen und zugewiesenen Plätzen. Die Anmeldung allein erteilt keinen Zugriff auf Kalender oder Postfächer.

An die E-Mail-Adresse Ihres Kontos senden wir gelegentlich Informationen zu Protocolito, zum Beispiel zu neuen Funktionen und zur Nutzung. Darauf weisen wir bei der Anmeldung hin. Sie können diese E-Mails jederzeit kostenlos abbestellen, über den Link in jeder E-Mail oder mit einer Nachricht an hello@protocolito.com. Mitteilungen zu Konto, Sicherheit und Abrechnung sind davon nicht betroffen.

Für Einladungen bearbeiten wir die eingegebene Empfängeradresse, den Arbeitsbereich, die vorgesehene Rolle und gegebenenfalls eine Platzreservierung. Die Einladung wird per E-Mail versendet. Bei der Annahme prüfen wir, ob das angemeldete Konto zur eingeladenen Adresse gehört.

Wenn Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung aktivieren, speichern wir den Schlüssel für Ihre Authenticator-App verschlüsselt und Backup-Codes nur als Prüfwert. Bei Passkeys speichern wir nur den öffentlichen Schlüssel und einen Gerätenamen; Fingerabdruck, Gesicht oder Geräte-PIN verlassen Ihr Gerät nicht.

Ein Team-Arbeitsbereich kann einen anderen Team-Arbeitsbereich zu einem einzelnen Projekt einladen (Partnerprojekt). Verantwortlich für die Inhalte dieses Projekts ist der einladende Arbeitsbereich. Die vom Partner ausgewählten Mitglieder sehen nur dieses Projekt mit seinen Meetings, Protokollen und Aufgaben; Inhalte, die der Partner hinzufügt, werden im Projekt des einladenden Arbeitsbereichs gespeichert. Beendet der einladende Arbeitsbereich die Partnerschaft oder verlässt der Partner das Projekt, endet der Zugriff des Partners sofort, auch auf die von ihm hinzugefügten Inhalte. Einladungen, Rollenänderungen und erteilte Zugriffe werden protokolliert und sind für die Administratoren beider Arbeitsbereiche einsehbar.

Für bezahlte Abos verwenden wir Stripe. Die Zahlungsabwicklung und die Eingabe von Zahlungsmitteln erfolgen auf von Stripe bereitgestellten Seiten. Protocolito und Stripe bearbeiten die für Bestellung, Zahlung und Rechnung erforderlichen Kunden-, Abo-, Betrags- und Statusangaben. Protocolito speichert die Zuordnung zum Arbeitsbereich, den bestätigten Zahlungsstand und die für den Zugang erforderlichen Nutzungszähler. Meetingaufnahmen und Transkripte gehören nicht zu den Zahlungsdaten, die Protocolito an Stripe übermittelt.

Verbundene Konten und Integrationen

Sie entscheiden, ob Sie eine verfügbare Integration verbinden. Kalender-, E-Mail- und andere Zugriffe werden zusätzlich zur Anmeldung autorisiert. In Protocolito wählen Sie das verbundene Konto und die freigegebenen Funktionen. Je nach gewählter Funktion werden Kalendernamen, Termintitel, Zeiten und Angaben zu Teilnehmenden gelesen oder ausgewählte Inhalte an den Zielanbieter übermittelt.

Kalender werden nur gelesen; Protocolito erstellt oder ändert keine Termine. Bei freigegebenem E-Mail-Versand werden die ausgewählten Empfänger und Inhalte an den verbundenen Mailanbieter übertragen. Bei aktivierter Microsoft-Teams-Funktion kann Protocolito den Chat zum gewählten Meeting ermitteln und nach Beginn der Aufnahme einen Aufnahmehinweis senden. Dafür ist ein unterstütztes Geschäfts- oder Schulkonto mit Zugriff auf diesen Chat erforderlich.

Zugangstokens direkter Google- und Microsoft-Verbindungen werden auf dem Protocolito-Server verschlüsselt gespeichert. Kalenderdaten können mit dem lokalen Meeting gespeichert werden. Exportvorschauen und Aufträge können ausgewählte Inhalte auf dem Server enthalten; diese gespeicherten Inhalte werden verschlüsselt. Angaben zu ausgeführten Aktionen und erzeugten Objekten dienen der Bestätigung und Fehlerbehandlung.

Asana, Microsoft Planner, Notion, monday.com, Jira, Google und Microsoft verbinden Sie direkt mit Ihrem eigenen Konto. Es ist kein Vermittlungsdienst dazwischengeschaltet. Die Zugangstokens werden verschlüsselt auf der Protocolito-Cloud gespeichert und beim Trennen der Verbindung gelöscht. Exportiert werden nur Inhalte, die Sie vor dem Export prüfen und bestätigen.

Einen Webhook richten Sie selbst ein: Das Protokoll wird direkt von Ihrem Gerät an die von Ihnen eingetragene Adresse gesendet, zum Beispiel an Slack, Microsoft Teams, Zapier, Make oder n8n. Für die Weiterverarbeitung gelten die Bedingungen des jeweiligen Dienstes.

Exportierte Inhalte unterliegen den Einstellungen und Aufbewahrungsregeln des gewählten Dienstes. Das Trennen einer Verbindung in Protocolito entfernt keine bereits erstellten Aufgaben, E-Mails oder Nachrichten beim Anbieter. Sie können Berechtigungen zusätzlich in Ihrem Anbieterkonto widerrufen.

Protocolito verwendet Daten aus Google Workspace APIs für die von Ihnen gewählten Funktionen. Diese Daten werden nicht verkauft, nicht für Werbung verwendet und nicht zum Entwickeln, Verbessern oder Trainieren allgemeiner KI- oder ML-Modelle eingesetzt. Für die Verwendung und Weitergabe gelten die Google API Services User Data Policy und deren Limited Use-Anforderungen.

Wir bearbeiten Daten mit den Dienstleistern, die für die gewählte Funktion erforderlich sind. Dazu gehören Hosting und Sprachverarbeitung, Google, Microsoft oder Apple für die Anmeldung, Stripe für die Abrechnung, Google Analytics für die Website-Analyse (siehe Abschnitt 2) sowie bei aktivierten Integrationen der gewählte Zielanbieter. Übertragen werden die für die jeweilige Funktion benötigten Daten. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt. Bei einer Verbindung oder einem Export gelten zusätzlich die Datenbearbeitungsbedingungen des gewählten Dienstes.

Für die öffentliche Website gilt der in Abschnitt 2 genannte Hostingstandort in Deutschland. Die Angaben zur Schweizer Verarbeitung von Meetinginhalten in der Protocolito-Cloud stehen in Abschnitt 4. Tailscale, das die Verbindung zwischen unseren Servern vermittelt, kann ausserhalb der Schweiz tätig sein, sieht aber keine Meetinginhalte. Bei Anmeldung, Abrechnung und Integrationen werden Daten zusätzlich durch Google, Microsoft, Apple, Stripe, Asana, Notion, monday.com, Atlassian (Jira) oder den gewählten Zielanbieter bearbeitet. Dabei kann eine Bearbeitung ausserhalb der Schweiz stattfinden. Die Schweizer Sprachverarbeitung bedeutet keine ausschliessliche Bearbeitung aller Konto-, Zahlungs- und Integrationsdaten in der Schweiz.

Personendaten werden so lange aufbewahrt, wie es der jeweilige Bearbeitungszweck oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht erfordert. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.

Wenn Sie Ihr Konto löschen, entfernen wir Ihre Meetings, Transkripte, Protokolle, Stimmprofile und Freigabelinks sowie die gespeicherten Verbindungen zu anderen Diensten sofort aus den laufenden Systemen. In den nächtlichen Sicherungskopien bleiben diese Daten, bis die Kopien nach höchstens 30 Tagen überschrieben werden. Rechnungen und Zahlungsbelege bei Stripe bewahren wir gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zehn Jahre auf.

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Der Zugriff auf Systeme und Daten ist auf berechtigte Personen beschränkt und wird protokolliert.

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Rechts das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Herausgabe Ihrer Daten sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung zu widerrufen. Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Kontaktadresse. Zudem steht Ihnen der Rechtsweg an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) offen.

Diese Erklärung kann angepasst werden. Massgebend ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Stand: November 2026.