Vom Download
zum ersten Protokoll.

Laden Sie Protocolito für Windows oder macOS von der Download-Seite und öffnen Sie die Datei. Hinweise zum ersten Start stehen dort bei Ihrem System.

Melden Sie sich in der App mit Google, Microsoft, Apple oder einem Anmeldelink per E-Mail an. Das Konto entsteht dabei automatisch. Jedes Konto startet mit 3 Meetings kostenlos, ohne Kreditkarte, inklusive Pro-Funktionen und einer Vorschau der Projektfunktionen. Teammitglieder laden Sie im Team-Plan ein.

Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys richten Sie in den Kontoeinstellungen ein.

Beim ersten Start wählen Sie die Meeting-Sprache und eine Protokollvorlage. Für Gespräche in Mundart wählen Sie Schweizerdeutsch. Danach erteilen Sie den Zugriff auf Mikrofon und Systemaudio. Auf dem Mac fragt macOS einmal nach; verpasste Freigaben holen Sie unter Systemeinstellungen › Datenschutz & Sicherheit nach.

Titel eingeben, Projekt und Vorlage wählen, dann «Aufnahme starten». Am Ende stoppen Sie die Aufnahme; Transkript und Protokoll folgen nach wenigen Minuten.

• Online-Meeting in Teams, Zoom, Google Meet oder Webex: Protocolito nimmt Ihr Mikrofon und den Ton der anderen Teilnehmenden direkt auf Ihrem Gerät auf. Es tritt kein Bot dem Meeting bei.
• Vor Ort im Sitzungszimmer: Legen Sie den Laptop möglichst in die Mitte des Tisches. Das eingebaute Mikrofon genügt für kleinere Runden.
• Bestehende Datei: Über «Audio importieren» verarbeiten Sie Audio- und Videodateien oder vorhandene Transkripte.

Informieren Sie vor jeder Aufnahme alle Teilnehmenden. Ohne ihr Wissen darf ein nicht öffentliches Gespräch nicht aufgenommen werden. Was die Teilnehmenden wissen sollten, steht im Hinweis für Teilnehmende; den Link können Sie weitergeben.

Die Vorlage bestimmt den Aufbau des Protokolls, zum Beispiel Informationen, Entscheide und Aufgaben. Nutzen Sie eine der mitgelieferten Vorlagen oder erstellen Sie eine eigene. Im Team teilen Sie Vorlagen mit allen im Arbeitsbereich. Eine Word-Vorlage als Ausgangspunkt finden Sie unter Protokoll-Vorlage.

Prüfen und ergänzen Sie den Entwurf. Über «Exportieren» erhalten Sie das Protokoll als Word- oder PDF-Datei; Logo und Firmenname hinterlegen Sie einmal in den Export-Einstellungen. Sie können das Protokoll auch per E-Mail senden oder als Link teilen, auf Wunsch mit Passwort und für 1, 7 oder 30 Tage.

Unter «Integrationen» verbinden Sie Google oder Microsoft für Kalender und E-Mail-Versand sowie Asana, Microsoft Planner, Notion, monday.com oder Jira für Aufgaben. Für Planner braucht es ein Microsoft-Geschäfts- oder Schulkonto. Vor jedem Export sehen Sie Inhalt und Ziel und bestätigen selbst.

Hängt es irgendwo? Schreiben Sie an hello@protocolito.com. Wie Ihre Daten geschützt sind, lesen Sie unter Sicherheit.